System redakcyjny Hubert

Wprowadzenie

Wyobraź sobie system umożliwiający geograficzne rozproszenie produkcji Twojego czasopisma w transparentnej formie. System, który umożliwia zatrudnienie na umowę zlecenie pracowników z zagranicy lub przeniesienie części osób zatrudnionych w Twojej firmie do systemu telepracy, aby zoptymalizować wykorzystanie ich czasu pracy. System, który umożliwia korzystanie z usług zewnętrznych firm outsourcingowych i bezkonfliktowe włączenie ich do Twojego toku prac produkcyjnych. System, który umożliwi Ci stałe monitorowanie i sprawdzanie postępów w pracach nad magazynem.

W dzisiejszej branży wydawniczej elastyczność zarządzania produkcją w połączeniu z możliwościami, jakie niesie wydajny outsourcing jest kluczem do odniesienia sukcesu bez podnoszenia kosztów.

Przedstawiamy system Hubert, zbudowany w oparciu o najnowsze technologie i z wykorzystaniem systemu ‘cloud computing’ w branży wydawniczej.

Bezpieczna i równoczesna praca bez ograniczeń

System Hubert wykorzystuje Internet jako medium komunikacyjne, dzięki czemu możliwa jest praca w systemie w biurze, w domu, czy w podróży. Mając dostęp do Internetu można synchronizować strony w InDesign z serwerem oraz blokować, edytować i odsyłać szpalty. Pracując w branży programów TV można korzystać z naszej bazy danych TV, aby mieć pewność, że strony są zgodne z aktualnymi zmianami w programach. Dodatkowo można dobierać zdjęcia z naszej obszernej bazy zdjęć. Dzięki możliwości blokowania pojedynczych elementów strony kilka osób znajdujących się w różnych miejscach na świecie może równocześnie nad nią pracować.

Komunikacja między serwerem, a klientem zabezpieczona jest poprzez silne kodowanie i uwierzytelnianie. Dzięki zoptymalizowaniu komunikacji możliwa jest nawet praca z użyciem telefonu komórkowego jako modemu. Jeśli nie masz dużego zaufania do Internetu, można ograniczyć zasięg systemu i udostępnić go tylko dla użytkowników domowych, albo umożliwić dostęp dla użytkowników zewnętrznych za pośrednictwem VPN, aby dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo.

System również na bieżąco rejestruje kolejne wersje dokumentu, dzięki czemu zawsze można odzyskać dane po ewentualnej awarii.

Przebieg prac w oparciu o Adobe InDesign / Adobe InCopy

W systemie Hubert możliwa jest praca zarówno w programie Adobe InDesign jak i Adobe InCopy.
Wszystkie strony w systemach są dzielone logicznie na mniejsze części zwane artykułami. Dzięki temu kilku użytkowników może pracować równocześnie nad tą samą stroną, redagując różne artykuły. Dzięki naszej wyjątkowej technologii te same artykuły można umieszczać w kilku czasopismach (na przykład gdy dany produkt ma kilka regionalnych mutacji), umożliwiając ich tworzenie i redakcję w jednym miejscu oraz automatyczne wprowadzanie zmian w pozostałych lokalizacjach.

System przyjazny dla użytkownika

Dużą zaletą systemu jest łatwy i przyjazny interfejs użytkownika. Osoba rozpoczynająca pracę z programem jest w stanie w krótkim czasie swobodnie opanować podstawowe jego funkcje.

Użytkownik nie musi posiadać rozległej wiedzy z dziedziny DTP. Praca z InCopy pozwala ograniczać zakres jego działań na danej stronie. Stałe elementy strony oznaczone przez projektanta nie podlegają edycji. Układ graficzny strony może być zmieniany jedynie przez osobę uprawnioną - np. grafika tym razem przy pomocy Adobe InDesign.

Dzięki automatycznie generowanym plikom podglądu w formacie JPG i PDF można łatwo uzyskać szerszy obraz efektów pracy bez uruchamiania InDesign. System na bieżąco dba o aktualny podgląd każdej strony, śledząc wszystkie dokonywane zmiany. Każda kolejna zmiana na stronie zatwierdzona przez użytkownika, widoczna jest od razu przez pozostałe osoby pracujące w systemie.

Łatwa instalacja systemu

Program instaluje się ze strony internetowej poprzez jedno kliknięcie myszką. Instalacja jest przeprowadzana dla aktualnego użytkownika, więc uprawnienia administratora danego komputera nie są potrzebne.

Program jest aktualizowany automatycznie wraz z pojawieniem się nowej wersji, ma to zasadnicze znaczenie zwłaszcza w przypadku rozproszenia produkcji na całym świecie.

Programy Adobe InCopy/InDesign należy zainstalować odrębnie, ale praca w systemie możliwa jest również bez konieczności z ich korzystania. Jeśli użytkownik chce tylko monitorować stan prac nie musi instalować dodatkowego oprogramowania.

Spójne środowisko robocze

Koniec problemów z niedopasowaniem czcionek lub kolorów. Dzięki scentralizowanemu charakterowi systemu finalne pliki PDF mogą być generowane w serwerze z wykorzystaniem zapisanych w nim konfiguracji czcionek i profili kolorystycznych. Powstałe pliki PDF można następnie sprawdzać, aby uzyskać większą kontrolę nad pracami i ich optymalizację.

Dowolność zmiany layout’u

System Hubert obejmuje proces tworzenia nowego wydania czasopisma od poziomu przygotowanej przez projektanta makiety głównej w programie Adobe InDesign. Aby ułatwić pracę projektanta, makieta główna może zawierać pełen zestaw stron, umożliwiając wykorzystywanie makiet stron, określonego stylu lub innych funkcji InDesign. Podczas tworzenia nowego wydania system automatycznie dzieli makietę na rozkładówki (pliki obejmujące dwie kolejne strony magazynu), aby ułatwić ich obróbkę (oraz oczywiście zoptymalizować wielkość), wygładza wykorzystane makiety stron i przygotowuje katalogi robocze na serwerze.

Dzięki temu procesowi projektant może dowolnie zmieniać layout makiety i wprowadzać zmiany nawet do aktualnie tworzonego wydania bez przerywania prac redakcyjnych.

System również automatycznie śledzi numerację stron, daty i inne globalnie zdefiniowane wartości. Nasz system umożliwia nawet użytkownikowi wprowadzenie dodatkowych procedur i wtyczek, aby zindywidualizować oraz w większym stopniu zautomatyzować i zabezpieczyć przed błędami proces otwierania nowego wydania.

Przegląd architektury systemu Hubert

Poniżej pokazano uproszczony schemat architektury systemu Hubert:


Aplikacje dla redaktora
 

  1. Klient systemu Hubert
    Aplikacja klienta systemu Hubert umożliwia redaktorowi łatwe wyszukiwanie określonych rubryk lub stron, które są do niego przypisane i pobieranie ich z serwera. Redaktor może sprawdzić i zablokować tę część strony, nad którą zamierza pracować. Można kontrolować status każdego poszczególnego elementu strony.
  2. Adobe® InCopy
    Profesjonalny program do tworzenia i edycji dokumentów Adobe InCopy®, który współpracuje ściśle z InDesign umożliwiając lepszą współpracę między zespołem projektowym, a redakcyjnym.
  3. InCopy Assistant
    Asystent funkcjonuje w kontekście strony w InCopy/InDesign, wspomagając prace nad tworzeniem stron z programem TV poprzez dostarczanie wszelkich informacji na temat programu TV.
     

Aplikacje dla projektanta

 

  1. Hubert Mark
    Aplikacja wspomagająca Adobe InDesign, za pomocą której projektant wprowadza meta dane do makiety InDesign, tj. przypisuje treść programu do poszczególnych rubryk.
  2. Klient systemu Hubert
    Projektant synchronizuje zmodyfikowane strony z serwerem i zarządza całym wydaniem magazynu.
  3. Adobe® InDesign
    Program służący do budowy layout’u lub do wprowadzania zmian w layoucie na etapie produkcji.

 

Wymagania sprzętowe i oprogramowanie

  1. Serwer
    1. Wielordzeniowy nowoczesny procesor Intel, co najmniej 4 GB RAM.
    2. Serwer Microsoft Windows 2003 lub 2008 z .NET 3.5
    3. Wielokrotna licencja na Adobe InDesign Server.
    4. Serwer bazodanowy PostgresSQL.

 

  1. Komputer klienta
    1. Standardowy komputer klasy biurowej z systemem Microsoft Windows XP SP2, Vista 32-bitowym lub Vista 64-bitowym bądź późniejszym (trwają prace nad wersją dla Mac OSX).
    2. Zainstalowany szkielet .NET 3.5 lub późniejszy
    3. Adobe InDesign lub Adobe InCopy (nie są niezbędne, jeśli użytkownik chce tylko monitorować produkcję).


Opis poszczególnych funkcji systemu Hubert

Przygotowanie publikacji do pracy w systemie
Przygotowanie publikacji do pracy w systemie wymaga programu Adobe InDesign. Pierwszy krok to zaprojektowanie szablonu (layout) publikacji przez grafika w InDesign. Główną makietę magazynu można utworzyć w pojedynczym pliku w formacie INDD z użyciem warstw, master pages i wszystkich ułatwiających życie mechanizmów jakie wspiera Adobe InDesign. Na tym etapie tworzenia produktu ważne jest jedynie aby poszczególne strony, ramki tekstowe i ramki graficzne opatrzone były odpowiednimi etykietami (ang. Label), których system użyje następnie w procesie przekształcania makiety głównej w makietę produkcyjną dla konkretnego wydania. W procesie tym projektant wspomagany jest przez będącą częścią systemu aplikację o nazwie Hubert MARK.

Aplikacja ta umożliwia projektantowi łatwe powiązanie, już na etapie projektowania layoutu, elementów tekstowych i graficznych stron z zawartością w bazie danych o programach telewizyjnych. Szpaltom przypisywane jest powiązanie z konkretną stacją TV oraz dniem emisji.

Tak przygotowana makieta zostaje następnie skopiowana do katalogu produkcyjnego i jest używana w procesie otwierania nowego wydania magazynu lub gazety.

Otwieranie nowego wydania magazynu

System otwiera nowe wydanie magazynu na podstawie przygotowanej przez projektanta makiety głównej oraz pliku inicjalizującego określającego położenie plików na serwerze, strukturę magazynu etc. W czasie otwierania nowego wydania, jeden z komponentów systemu o nazwie InDesign Opener otwiera makietę główną, dzieli ją na mniejsze pliki zawierające po dwie strony (rozkładówki), na podstawie etykiet (ang. Label) tworzy zewnętrzne pliki z zawartością dla InCopy oraz wykonuje dodatkowy, zdefiniowany w konfiguracji skrypt dzięki któremu można w czasie otwarcia dokonać modyfikacji głównej makiety (np. zmieniając niektóre kolory z zależności od dnia tygodnia). W czasie otwierania, wynikowe strony InDesign’a są wzbogacane o szereg etykiet określających np. datę magazynu lub dzień tygodnia.

Dzięki separacji plików z zawartością (.incx) od plików głównych (.indd) możliwe jest w procesie otwierania wydania podłączenie do tworzonych makiet zawartości pochodzącej z innego produktu lub z innej strony tego samego produktu. W ten sposób zmiany wprowadzone w jednym pliku zawartości są automatycznie widoczne w każdym miejscu do którego ów plik jest podłączony. Umożliwia to obsługę wielu produktów o tym samym rozmiarze szpalt i typografii ale różnym layoucie. Sytuacja taka zachodzi na przykład w przypadku regionalnych mutacji danego produktu.

Funkcjonalność ta pozwala również na tworzenie w obrębie magazynu dodatkowych stron technicznych agregujących np. program TV danej stacji z całego tygodnia lub hity filmowe czy sportowe. Ułatwia to pracę wyspecjalizowanym redaktorom (np. sportowym właśnie), usprawnia również bardzo proces przeprowadzania korekty.

Wreszcie, co w szybko zmieniającym się świece wydaje się bardzo potrzebne, system ten umożliwia znaczne zmiany layoutu produktu już w trakcie pracy nad wydaniem. Jeśli zmiany dotyczą sfery kolorystycznej lub samego layoutu, względnie zmieniają np. układ szpalt bez zmiany ich wielkości i typografii, możliwe jest ponowne otwarcie wydania na podstawie zmienionej makiety głównej ale z zachowaniem już napisanych szpalt i podłączonych zdjęć.

Rubryki

Oprócz szpalt zawierających ramówkę programów telewizyjnych (ang. Schedules) większość magazynów i część gazet zawiera rubryki tematyczne. System TVMan wspomaga tworzenie takich rubryk przez szereg mechanizmów pozwalających na automatyczny lub ręczny wybór rekordów spełniających pewne (być może nawet bardzo złożone) warunki. Możliwe jest także tworzenie swego rodzaju rubryk pośrednich, wypełnianych automatycznie przez system, z których redaktor ręcznie wybiera audycje będące np. hitem dnia.

Rubryki te mogą być wybierane albo za pomocą samego systemu albo, z zewnątrz firmy, za pomocą Portalu.

Portal jest interfejsem do znacznej części funkcjonalności systemu Hubert, przeznaczonym dla klientów lub współpracowników. Działa jako serwis WWW i umożliwia dostęp do danych jak również dokonywanie wielu decyzji o charakterze redakcyjnym poprzez przeglądarkę stron internetowych (np. Internet Explorer lub Firefox w MS Windows lub Safari w MacOSX).

Przy użyciu portalu, redakcja która zleciła firmie posiadającej system Hubert produkcję gotowych stron, może kontrolować aktualny stan danych o programie TV, zgłaszać swoje uwagi redaktorom, wybierać audycje jakie mają się znaleźć w poszczególnych rubrykach, wyszukiwać i pobierać zdjęcia z archiwum zdjęciowego. Mechanizm ten zapewnia sprawną komunikację z klientami lub zewnętrznymi współpracownikami firmy, a dzięki rozbudowanym możliwościom konfiguracyjnym umożliwia każdemu użytkownikowi pracę w wygodnym i dostosowanym do jego potrzeb środowisku.

Kontrola dostępu. Role i uprawnienia

Zanim użytkownik będzie mógł rozpocząć pracę w systemie nad publikacją, administrator systemu musi mu nadać odpowiednie uprawnienia. W systemie wyróżniono pięć ról, do których można zaliczyć pojedynczego użytkownika.

Rola ‘hubert-readonly’ - użytkownik może wejść do systemu, podglądać obecny stan produkcji, nie może jednak niczego zmieniać.

Rola ‘hubert’ - pozwala użytkownikowi pracować i modyfikować wszystkie zdjęcia, artykuły

Rola ‘hubert-designer’ - to rola zarezerwowana dla grafika, bądź osoby która może dokonywać zmian w layoucie strony.

Rola ‘hubert-gzd’ - pozwala wysyłać finalne strony w formacie PDF do drukarni.

Rola ‘hubert-admin’ - administrator systemu, użytkownik posiadający najszersze uprawnienia. Administrator przynależy automatycznie do każdej z trzech powyższych ról, ponadto może odblokowywać każdy element strony zablokowany przez innego użytkownika.

Praca w systemie

Przy pierwszym uruchomieniu systemu Hubert klient użytkownik pytany jest o login i hasło. System pozwala pracować użytkownikowi tylko w tych publikacjach, do których jest uprawniony.

Obsługa programu jest prosta i intuicyjna. Wystarczy wybrać stronę, nad którą chcemy pracować, podwójne kliknięcie myszką w miniaturę strony otwiera ją w programie Adobe InCopy. System podczas tej operacji sprawdza, czy wersja na lokalnym dysku użytkownika jest aktualną wersją otwieranej strony, jeśli nie synchronizuje jej zawartość z serwerem.

Wprowadzając zmiany w którymś z artykułów na stronie, system sprawdza czy artykuł nie został zablokowany do edycji przez innego użytkownika. System nie pozwala na równoczesną zmianę tego samego artykułu przez kilku użytkowników. Jeśli artykuł nie jest zablokowany przez inną osobę, można nanieść zmiany przy pomocy InCopy.

W szczegółowym widoku pojedynczej strony artykuł zablokowany do edycji oznaczony jest czerwoną literką „B”, obok której widnieje nazwa użytkownika, który dokonuje zmiany. Zmiana zostaje zatwierdzona w momencie powtórnej synchronizacji z serwerem.

Status produkcji odzwierciedla stan zaawansowania pracy nad danym elementem. Każda pojedyncza strona, jak również każdy element logiczny strony – artykuł, zdjęcie, podpis pod zdjęciem, są opisane przez status produkcji. Status jest prezentowany w programie jako ramka elementu w odpowiednim kolorze, który odpowiada poszczególnym stanom: „Pusty”, „W opracowaniu”, „W korekcie” , „Po korekcie”, „Zamknięty”, „Wysłany do drukarni”.

Komunikacja pomiędzy użytkownikami

W rozproszonym środowisku pracy zachodzi potrzeba elektronicznej komunikacji między użytkownikami. Hubert posiada wbudowany komunikator do wymiany krótkich informacji między użytkownikami pracującymi nad publikacją. Wiadomość można wysłać do pojedynczego użytkownika, lub do wszystkich użytkowników pracujących nad publikacją. Jeśli chcemy skontaktować się z osobą, która blokuje przez dłuższy czas element strony do edycji, a nie pracuje w tej chwili w systemie, możemy wysłać informację mailem. Adres mailowy danego użytkownika znajduje się w oknie szczegółowych informacji o blokowanym elemencie.

Wersjonowanie. Kopie bezpieczeństwa

Serwer przechowuje nie tylko cały obecny stan produkcji, ale również wszystkie pośrednie wersje plików. Każda zmiana elementu strony przez użytkownika wymusza utworzenie kopii poprzedniej wersji na serwerze. Dzięki temu można w dowolnej chwili przywrócić poprzedni stan produkcji, przywracając dane zmienione, bądź utracone na skutek awarii. Każdy z użytkowników zaangażowany w produkcję posiada również lokalną kopię plików serwera – taka kopia jest tworzona podczas synchronizacji z serwerem. Dzięki temu możliwe jest odtworzenie i dokończenie produkcji nawet w przypadku hipotetycznej awarii serwera!

Aktualne informacje o programie TV

W pracy nad programem telewizyjnym bardzo istotna jest ciągła aktualizacja danych. Tygodniki telewizyjne są opracowywane ze sporym wyprzedzeniem, a ramówka podawana z wyprzedzeniem przez stacje telewizyjne podlega ciągłym zmianom. Tygodnik telewizyjny w dniu, w którym trafia do kiosku rzadko kiedy opisuje dokładnie program telewizyjny. Sytuacja jest jeszcze trudniejsza w przypadku wydarzeń sportowych, np. wynik meczu decyduje o uczestnikach kolejnego spotkania. Hubert w sposób ciągły śledzi zmiany pojawiające się w bazie TV i informuje o nich użytkownika w programie Hubert klient.

Użytkownik pracujący w InDesignie/InCopy ma do dyspozycji dodatkowe narzędzie – program InCopy Assistant i jego serwerowy komponent o nazwie INES (INdesign Exporting System).

Program ten, umożliwia automatyczne wypełnienie szpalt w makiecie odpowiednimi, sformatowanymi dla danego produktu danymi o programie TV, automatyczną korektę czasów rozpoczęcia audycji, czasów VPS oraz kodów ShowView. Na bieżąco kontroluje też spójność zawartości szpalt i ich zgodność z aktualnym stanem bazy systemu TVMan, dzięki czemu wprowadzanie zmian programowych odbywa się szybko i jest pod pełną kotrolą. Dzięki InCopy Assistantowi można również uzyskiwać dostęp do zdjęć przypisanych do konkretnych audycji (aby np. wkleić je do wnętrza szpalty). Ponadto automatycznie wyszukuje on i prezentuje informacje z tworzonego w czasie produkcji archiwum produktu, dzięki któremu np. raz przydzielona ocena programu (rating/bewertung) lub uprzednio napisany specjalnie dla danego produktu tekst mogą być wykorzystane ponownie.

Cała „typograficzna wiedza” na temat produktu zgromadzona jest na serwerze INES. To odpowiedni, charakterystyczny dla danego produktu moduł podłączany do serwera INES wie jakich styli znakowych i akapitowych używa produkt. Wie również jakie reguły rządzą układem i zawartością szpalt w konkretnych segmentach produktu. Dzięki temu, na podstawie bazy danych o programach TV, serwer INES zdolny jest wyprodukować szpaltę o wyglądzie bardzo zbliżonym do finalnego a w przypadku prostszych szpalt – praktycznie gotową. Pracą redaktora jest tylko doprowadzenie szpalty do pożądanej długości lub ewentualne poszerzenie opisów wybranych przez siebie audycji. W poszerzaniu tym, program InCopy Assistant pomaga prezentując pełną informację na temat audycji i umożliwiając łatwe jej skopiowanie bezpośrednio do szpalty.

InCopy Assistant działa w strukturze klient-serwer a protokoły komunikacyjne jakich używa do komunikacji z INES umożliwiają stosowanie go również w pracy zdalnej (np. z domu jeśli zatrudniamy zewnętrznych redaktorów lub z innego biura). Dzięki Internetowi, można go wykorzystywać praktycznie z dowolnego miejsca na kuli ziemskiej, nawet posiadając bardzo wolne łącza.

Produkcja i wysyłanie stron do drukarni

Dotychczas była mowa tylko o funkcjach programu wspomagających proces przygotowania treści. Na każdym wydawnictwie spoczywa również obowiązek przygotowania stron do druku. Dzisiaj w druku powszechnie obowiązuje format dokumentów PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu). Hubert automatyzuje proces tworzenia finalnych plików PDF, dzięki czemu użytkownik nie musi posiadać wiedzy na temat prepress.

Na serwerze znajdują się wszystkie aktualne wersje czcionek oraz profile kolorystyczne potrzebne do prawidłowego wyprodukowania strony. Do procesu tworzenia finalnych dokumentów w formacie PDF można włączyć dowolne zewnętrzne narzędzie typu preflighting, sprawdzające poprawność generowanych plików i nanoszące ewentualne zmiany, np. Pitstop Server firmy Enfocus.

Gotowe dokumenty PDF wysyłane są do drukarni przez osobny dedykowany proces na serwerze Uploader. Na nim spoczywa odpowiedzialność dostarczenia plików na serwer FTP drukarni. Jeśli z jakiegoś powodu nie można dostarczyć plików, proces wysyła informację mailem.